W związku ze zbliżającym się obowiązkowym wdrożeniem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) przygotowałam cykl informacyjny skierowany do Przedsiębiorców, którego celem jest spokojne i uporządkowane przejście przez nowe obowiązki.
W materiałach:
- wyjaśniam krok po kroku, co i kiedy należy zrobić,
- pokazuję różnice pomiędzy JDG a spółkami,
- zwracam uwagę na elementy, które w praktyce sprawiają najwięcej trudności,
- tłumaczę zagadnienia prostym, zrozumiałym językiem – bez nadmiernej teorii.
Cykl kieruję do osób, które chcą z wyprzedzeniem przygotować swoją firmę do KSeF i uniknąć problemów w momencie, gdy system stanie się obowiązkowy.
Poniżej znajdziesz podsumowani tematów, które już omówiłam na moich profilach w mediach społecznościowych.
O co chodzi z KSeF?
KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to centralny system administracji skarbowej służący do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych.
Obecnie korzystanie z KSeF jest dobrowolne, jednak w najbliższych latach stanie się obowiązkowe dla wszystkich przedsiębiorców – etapami, w zależności od wielkości firmy.
- od 1 lutego 2026 r.– dla dużych firm, których sprzedaż w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł,
- od 1 kwietnia 2026 r.– dla pozostałych przedsiębiorców,
- od 1 stycznia 2027 r.– dla mikroprzedsiębiorców o obrotach do 10 tys. zł miesięcznie.
W praktyce jednak przygotowanie do KSeF trzeba rozpocząć wcześniej.
Od momentu startu obowiązkowego systemu przedsiębiorcy będą otrzymywać faktury zakupowe wyłącznie przez KSeF, jeżeli ich kontrahenci już z niego korzystają.
Oznacza to, że:
- nawet jeśli termin obowiązkowego wystawianiafaktur sprzedażowych przypada później,
- dostęp do KSeF i możliwość logowania się do systemubędą potrzebne już od pierwszego dnia jego obowiązywania.
Dlatego warto zadbać o techniczne i formalne przygotowanie firmy z wyprzedzeniem.
Warto pamiętać, że:
- KSeF dotyczy faktur sprzedażowych,
- ale już od startu obowiązkowego systemu przedsiębiorcy będą musieli odbierać faktury zakupowewłaśnie przez KSeF.
Dlatego nawet jeśli termin obowiązkowego wystawiania faktur przypada później, dostęp do systemu będzie potrzebny wcześniej.
Uwierzytelnienie i certyfikaty w KSeF
Aby rozpocząć korzystanie z KSeF, konieczne jest prawidłowe uwierzytelnienie w systemie.
Pierwszym krokiem jest sprawdzenie, czy posiadamy aktywny i ważny profil zaufany. Można to zrobić na stronie rządowej:
https://www.gov.pl/web/profilzaufany/
Podstawowe kroki to:
- sprawdzenie, czy posiadamy aktywny i ważny profil zaufany,
- upewnienie się, że używany program do fakturowania jest zintegrowany z KSeF,
- pobranie certyfikatów KSeF z Aplikacji Podatnika.
Po uwierzytelnieniu w systemie należy pobrać certyfikaty KSeF z Aplikacji Podatnika, dostępnej pod adresem:
https://mcu.mf.gov.pl/web/login
W KSeF funkcjonują dwa rodzaje certyfikatów:
- certyfikat uwierzytelniający – potwierdzający tożsamość użytkownika,
- certyfikat do pracy w trybie offline – umożliwiający wystawianie faktur w sytuacjach awaryjnych (np. brak internetu).
Certyfikaty zapisuje się na komputerze i wykorzystuje w programie do wystawiania oraz odbierania faktur z KSeF. Bez nich poprawna komunikacja z systemem nie będzie możliwa.
Nadawanie uprawnień w KSeF
Kolejnym ważnym elementem jest zarządzanie uprawnieniami w systemie KSeF. Od tego zależy, kto w firmie może:
- wystawiać faktury,
- przeglądać i pobierać faktury,
- zarządzać dostępami innych osób.
Zarządzanie uprawnieniami w KSeF odbywa się po zalogowaniu do Aplikacji Podatnika:
https://mcu.mf.gov.pl/web/login
W praktyce wygląda to różnie w zależności od formy działalności:
Jednoosobowa działalność gospodarcza (JDG):
- właściciel ma automatycznie uprawnienia administratora,
- może samodzielnie nadać dostęp np. księgowej lub biuru rachunkowemu.
Spółki:
- najpierw należy wyznaczyć administratora,
- dopiero on nadaje dalsze uprawnienia pracownikom lub księgowej.
Uprawnienia można:
- nadawać na czas określony lub bezterminowo,
- w każdej chwili ograniczyć lub cofnąć.
Prawidłowe nadanie uprawnień jest kluczowe, aby obsługa faktur w KSeF przebiegała sprawnie i bezpiecznie.
KSeF – ważne dla spółek: formularz ZAW-FA
Ten temat dotyczy przede wszystkim spółek oraz innych podmiotów niebędących osobami fizycznymi, które nie posiadają kwalifikowanej pieczęci elektronicznej.
W takich przypadkach konieczne jest złożenie formularza ZAW-FA, który:
- wyznacza jedną osobę fizyczną do działania w imieniu podmiotu w KSeF,
- nadaje tej osobie pełny zakres uprawnień w systemie.
Dzięki ZAW-FA wyznaczona osoba może:
- zarządzać uprawnieniami w KSeF,
- nadawać dostęp księgowej lub pracownikom,
- wystawiać i odbierać faktury.
Brak złożenia ZAW-FA przy jednoczesnym braku pieczęci kwalifikowanej uniemożliwia skuteczne korzystanie z KSeF, dlatego jest to jeden z kluczowych kroków przygotowawczych dla spółek.