W związku ze zbliżającym się obowiązkowym wdrożeniem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) przygotowałam cykl informacyjny skierowany do Przedsiębiorców, którego celem jest spokojne i uporządkowane przejście przez nowe obowiązki.

W materiałach:

• wyjaśniam krok po kroku, co i kiedy należy zrobić,
• pokazuję różnice pomiędzy JDG a spółkami,
• zwracam uwagę na elementy, które w praktyce sprawiają najwięcej trudności,
• tłumaczę zagadnienia prostym, zrozumiałym językiem – bez nadmiernej teorii.

Cykl kieruję do osób, które chcą z wyprzedzeniem przygotować swoją firmę do KSeF i uniknąć problemów w momencie, gdy system stanie się obowiązkowy.

Poniżej znajdziesz podsumowani tematów, które już omówiłam na moich profilach w mediach społecznościowych.

1. O co chodzi z KSeF?

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to centralny system administracji skarbowej służący do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych.

Obecnie korzystanie z KSeF jest dobrowolne, jednak w najbliższych latach stanie się obowiązkowe dla wszystkich przedsiębiorców – etapami, w zależności od wielkości firmy.

• od 1 lutego 2026 r.– dla dużych firm, których sprzedaż w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł,
• od 1 kwietnia 2026 r.– dla pozostałych przedsiębiorców,
• od 1 stycznia 2027 r.– dla mikroprzedsiębiorców o obrotach do 10 tys. zł miesięcznie.

W praktyce jednak przygotowanie do KSeF trzeba rozpocząć wcześniej.
Od momentu startu obowiązkowego systemu przedsiębiorcy będą otrzymywać faktury zakupowe wyłącznie przez KSeF, jeżeli ich kontrahenci już z niego korzystają.

Oznacza to, że:

• nawet jeśli termin obowiązkowego wystawianiafaktur sprzedażowych przypada później,
• dostęp do KSeF i możliwość logowania się do systemubędą potrzebne już od pierwszego dnia jego obowiązywania.

Dlatego warto zadbać o techniczne i formalne przygotowanie firmy z wyprzedzeniem.

Warto pamiętać, że:

• KSeF dotyczy faktur sprzedażowych,
• ale już od startu obowiązkowego systemu przedsiębiorcy będą musieli odbierać faktury zakupowewłaśnie przez KSeF.

Dlatego nawet jeśli termin obowiązkowego wystawiania faktur przypada później, dostęp do systemu będzie potrzebny wcześniej.

2. Uwierzytelnienie i certyfikaty w KSeF

Aby rozpocząć korzystanie z KSeF, konieczne jest prawidłowe uwierzytelnienie w systemie.

Pierwszym krokiem jest sprawdzenie, czy posiadamy aktywny i ważny profil zaufany. Można to zrobić na stronie rządowej:
https://www.gov.pl/web/profilzaufany/

Podstawowe kroki to:

• sprawdzenie, czy posiadamy aktywny i ważny profil zaufany,
• upewnienie się, że używany program do fakturowania jest zintegrowany z KSeF,
• pobranie certyfikatów KSeF z Aplikacji Podatnika.

Po uwierzytelnieniu w systemie należy pobrać certyfikaty KSeF z Aplikacji Podatnika, dostępnej pod adresem:
https://mcu.mf.gov.pl/web/login
W KSeF funkcjonują dwa rodzaje certyfikatów:

• certyfikat uwierzytelniający – potwierdzający tożsamość użytkownika,
• certyfikat do pracy w trybie offline – umożliwiający wystawianie faktur w sytuacjach awaryjnych (np. brak internetu).

Certyfikaty zapisuje się na komputerze i wykorzystuje w programie do wystawiania oraz odbierania faktur z KSeF. Bez nich poprawna komunikacja z systemem nie będzie możliwa.

3. Nadawanie uprawnień w KSeF

Kolejnym ważnym elementem jest zarządzanie uprawnieniami w systemie KSeF. Od tego zależy, kto w firmie może:

• wystawiać faktury,
• przeglądać i pobierać faktury,
• zarządzać dostępami innych osób.

Zarządzanie uprawnieniami w KSeF odbywa się po zalogowaniu do Aplikacji Podatnika:
https://mcu.mf.gov.pl/web/login

W praktyce wygląda to różnie w zależności od formy działalności:

Jednoosobowa działalność gospodarcza (JDG):

• właściciel ma automatycznie uprawnienia administratora,
• może samodzielnie nadać dostęp np. księgowej lub biuru rachunkowemu.

Spółki:

• najpierw należy wyznaczyć administratora,
• dopiero on nadaje dalsze uprawnienia pracownikom lub księgowej.

Uprawnienia można:

• nadawać na czas określony lub bezterminowo,
• w każdej chwili ograniczyć lub cofnąć.

Prawidłowe nadanie uprawnień jest kluczowe, aby obsługa faktur w KSeF przebiegała sprawnie i bezpiecznie.

4. KSeF – ważne dla spółek: formularz ZAW-FA

Ten temat dotyczy przede wszystkim spółek oraz innych podmiotów niebędących osobami fizycznymi, które nie posiadają kwalifikowanej pieczęci elektronicznej.

W takich przypadkach konieczne jest złożenie formularza ZAW-FA, który:

• wyznacza jedną osobę fizyczną do działania w imieniu podmiotu w KSeF,
• nadaje tej osobie pełny zakres uprawnień w systemie.

Dzięki ZAW-FA wyznaczona osoba może:

• zarządzać uprawnieniami w KSeF,
• nadawać dostęp księgowej lub pracownikom,
• wystawiać i odbierać faktury.

Brak złożenia ZAW-FA przy jednoczesnym braku pieczęci kwalifikowanej uniemożliwia skuteczne korzystanie z KSeF, dlatego jest to jeden z kluczowych kroków przygotowawczych dla spółek.

5. Jakie faktury i dokumenty nie podlegają obowiązkowi KSeF?

Choć Krajowy System e-Faktur obejmie większość faktur sprzedażowych między przedsiębiorcami, nie wszystkie dokumenty trafią do KSeF. To bardzo ważna informacja, ponieważ w praktyce wiele firm zakłada, że „wszystko będzie w jednym systemie” — a tak nie będzie.

Do KSeF nie podlegają obowiązkowi m.in.:

• faktury wystawiane na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej(konsumentów),
• faktury wystawiane przez podatników niemających siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce,
• dokumenty takie jak: faktury proforma, noty korygujące, duplikaty faktur.

Poza systemem pozostaną również:

• faktury dokumentujące określone usługi zwolnione z VAT, m.in. usługi finansowe, ubezpieczeniowe, kredytowe czy dotyczące instrumentów finansowych,
• faktury wystawiane w ramach procedur szczególnych(np. OSS, import OSS),
• faktury zakupowe zagraniczne(np. za usługi typu Facebook, Google, WNT),
• dokumenty uproszczone i kosztowe, takie jak paragony, bilety, raporty fiskalne, noty księgowe, listy płac czy wyciągi bankowe.

Warto też pamiętać, że faktury sprzedażowe dotyczące WDT, eksportu czy usług poza terytorium krajubędą wystawiane w KSeF, ale przekazywane kontrahentom w sposób tradycyjny (np. PDF e-mailem, z kodem QR).

6. Data wystawienia faktury a moment wysyłki do KSeF

W KSeF pojęcie „daty wystawienia faktury” przestaje być intuicyjne. Kluczowe znaczenie ma bowiem moment przesłania faktury do systemu i nadania jej numeru KSeF.

W trybie online:

• datą wystawienia faktury jest data jej wysłania do KSeF,
• w tym samym momencie faktura uznawana jest za doręczoną kontrahentowi.

Oznacza to, że jeśli faktura została:

• wystawiona w programie jednego dnia,
• a wysłana do KSeF dnia następnego,

to dla nabywcy obowiązuje data wysyłki do KSeF, nawet jeśli na dokumencie widnieje wcześniejsza data.

Szczególną uwagę należy zwrócić na:

• faktury wystawiane na przełomie miesięcy,
• brak możliwości „wystawiania faktur wstecz”,
• ryzyko konsekwencji finansowych, jeśli kontrahent nie będzie mógł ująć faktury w oczekiwanym okresie.

W praktyce oznacza to, że faktury powinny być wysyłane do KSeF na bieżąco, najlepiej w dniu ich wystawienia.

7. Awarie KSeF i tryby offline – jak działać prawidłowo?

System KSeF przewiduje sytuacje, w których wystawienie i przesłanie faktury online nie jest możliwe. W takich przypadkach obowiązują tryby offline, które mają jasno określone zasady.

Najważniejsze z nich to:

• tryb awaryjny (ogłoszony)— stosowany w przypadku oficjalnie ogłoszonej awarii KSeF; faktury należy przesłać do systemu w ciągu 7 dni roboczych od zakończenia awarii, a datą wystawienia pozostaje faktyczna data na fakturze,
• tryb Offline24 (indywidualny)— stosowany np. przy problemach z internetem; fakturę należy wysłać do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego.

Faktury wystawiane w trybach offline:

• muszą być opatrzone kodami QR,
• wymagają posiadania certyfikatu KSeF typu 2,
• zawierają inne oznaczenia niż faktury online.

Istnieje również tryb awarii całkowitej, dotyczący sytuacji nadzwyczajnych (zagrożenia infrastruktury lub państwa). Wówczas faktury mogą być wystawiane poza KSeF i nie wymagają kodów QR ani struktury FA(3).

8. Błąd na fakturze w KSeF – co można, a czego już nie?

Jedną z najistotniejszych zmian w KSeF jest brak możliwości edycji faktury po jej wysłaniu do systemu.
Jeżeli plik XML zostanie przyjęty i faktura otrzyma numer KSeF, wchodzi ona do obrotu prawnego.

Oznacza to, że:

• nie można faktury usunąć,
• nie można jej anulować,
• nie można „podmienić” na poprawną wersję.

Jedyną dopuszczalną formą poprawy jest wystawienie faktury korygującej, która:

• również trafia do KSeF,
• musi zawierać numer KSeF faktury pierwotnej,
• podlega tym samym zasadom co zwykła faktura.

Do momentu wysłania faktury do KSeF przedsiębiorca może jeszcze:

• edytować dokument w programie,
• usunąć go i wystawić ponownie.

Po kliknięciu „Wyślij do KSeF” — zostaje już tylko korekta, dlatego tak ważna jest dokładna weryfikacja faktury przed jej wysłaniem.

9. KSeF – kto weryfikuje faktury: przedsiębiorca czy księgowa?

W modelu KSeF bardzo wyraźnie rozdzielono odpowiedzialności pomiędzy przedsiębiorcę a biuro rachunkowe. Choć to księgowa technicznie pracuje na fakturach w systemie, pierwszym i kluczowym filtrem zawsze pozostaje przedsiębiorca. Biuro rachunkowe widzi fakturę jako ustrukturyzowany plik danych – poprawny formalnie dokument VAT – ale nie ma wiedzy operacyjnej o tym, czego faktycznie dotyczy dany zakup i w jakim celu został poniesiony.

To przedsiębiorca musi potwierdzić m.in.:

• czy faktura rzeczywiście dotyczy jego firmy,
• czy zakup jest kosztem bieżącym czy inwestycją,
• czy przysługuje prawo do odliczenia VAT,
• czy faktura nie jest próbą nadużycia lub oszustwa.

W KSeF nie ma możliwości „poprawienia” faktury po jej przyjęciu przez system, dlatego weryfikacja merytoryczna przed księgowaniem staje się absolutnie kluczowa. Coraz częściej oznacza to konieczność wdrożenia w firmach procedur akceptacji dokumentów – zanim trafią one do księgowości i płatności.

10. Przelewy i przelewy zbiorcze w KSeF – co się zmienia?

Wraz z obowiązkowym KSeF zmienia się również sposób identyfikowania faktur przy płatnościach. Każda faktura wystawiona w systemie posiada dwa numery:

• numer faktury nadany przez wystawcę,
• numer KSeF nadany przez system.

Od 2026 roku, a obowiązkowo od 2027 roku, w tytule przelewu za faktury objęte KSeF należy wskazywać numer KSeF, a nie numer „wewnętrzny” z programu księgowego. Brak spełnienia tego obowiązku będzie wiązał się z sankcjami.

Problem pojawia się przy płatnościach zbiorczych – numer KSeF jest długi i nie mieści się w tytule przelewu dla kilku faktur. Rozwiązaniem jest Zbiorczy Identyfikator Płatności (ZIP), który:

• pozwala opłacić wiele faktur jednym przelewem,
• może być wygenerowany przez sprzedawcę lub nabywcę,
• umożliwia powiązanie płatności z konkretnymi fakturami w KSeF.

To kolejny element, który wymaga dostosowania procesów finansowych w firmach, zwłaszcza tam, gdzie miesięcznie realizowanych jest wiele płatności.

11. Sankcje w KSeF – za co grożą kary?

KSeF to nie tylko nowy system, ale również nowy reżim odpowiedzialności. Od 2027 roku przewidziane są kary finansowe za konkretne naruszenia obowiązków związanych z e-fakturowaniem. Sankcje mogą dotyczyć m.in.:

• niewystawienia faktury ustrukturyzowanej w KSeF mimo obowiązku,
• wystawienia faktury niezgodnie z obowiązującym wzorem,
• nieterminowego przesłania faktur do KSeF w trybach offline,
• naruszeń zasad obowiązujących w okresach awarii lub niedostępności systemu.

Wysokość kary może sięgać:

• do 100% kwoty VAT wykazanej na fakturze,
• lub – w przypadku faktur bez VAT – do 18,7% kwoty należności ogółem.

Co istotne, sankcje nie są powiązane wyłącznie z „błędami księgowymi”, ale często z organizacją procesów w firmie: terminowością, obiegiem dokumentów, poprawnym wysyłaniem faktur i oznaczaniem płatności. Dlatego przygotowanie do KSeF to nie tylko kwestia systemu, ale też procedur i świadomości po stronie przedsiębiorcy.