Od 1 kwietnia 2026 r. ustawodawca wprowadza możliwość wystawiania faktur VAT RR oraz faktur VAT RR KOREKTA w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). To istotna zmiana dla nabywców produktów rolnych oraz dla rolników ryczałtowych, którzy do tej pory funkcjonowali poza systemem e-fakturowania.
Nowe rozwiązanie wpisuje się w proces cyfryzacji rozliczeń podatkowych, jednak – co bardzo ważne – nie ma charakteru obowiązkowego.
Dobrowolność korzystania z KSeF przy fakturach VAT RR
Wystawianie faktur VAT RR i VAT RR KOREKTA w KSeF będzie możliwe wyłącznie za zgodą rolnika ryczałtowego.
Oznacza to, że:
- korzystanie z KSeF w tym zakresie jest dobrowolne,
- rolnik sam decyduje, czy chce wejść w ten model rozliczeń,
- przepisy nie narzucają automatycznego obowiązku przejścia na KSeF.
To istotna informacja szczególnie dla rolników, którzy dotychczas obawiali się dodatkowych formalności.
Uprawnienia nabywcy – kluczowa rola rolnika ryczałtowego
Rolnik ryczałtowy ma prawo wskazać nabywcę(podatnika VAT czynnego) jako podmiot uprawniony do wystawiania faktur VAT RR oraz VAT RR KOREKTA w KSeF.
Jeżeli rolnik:
- udzieli takiego uprawnienia nabywcy,
to od momentu jego nadania, aż do ewentualnego cofnięcia:
- nabywca będzie zobowiązany wystawiać faktury VAT RR wyłącznie w KSeF.
Uprawnienie to ma charakter ciągły i obowiązuje do momentu jego odwołania przez rolnika.
Nadawanie i zarządzanie uprawnieniami w KSeF
Rolnik ryczałtowy będący osobą fizyczną może samodzielnie zarządzać uprawnieniamiw systemie KSeF.
Po zalogowaniu się do systemu przy użyciu Profilu Zaufanego(https://mcu.mf.gov.pl/web/login) rolnik może:
- nadawać uprawnienia innym podmiotom,
- zmieniać zakres uprawnień,
- odbierać wcześniej nadane uprawnienia.
Cały proces odbywa się elektronicznie i nie wymaga wizyty w urzędzie.
Zakres uprawnień rolnika ryczałtowego w KSeF
Rolnik ryczałtowy posiada w KSeF pełne uprawnienia właścicielskie, które są nadawane automatycznie przez system.
Dzięki nim rolnik może m.in.:
- wskazać nabywcę jako podmiot uprawniony do wystawiania faktur VAT RR,
- jednocześnie złożyć oświadczenie o posiadaniu statusu rolnika ryczałtowego korzystającego ze zwolnienia z art. 43 ust. 1 pkt 3 ustawy o VAT.
Ważny warunek formalny
Aby rolnik ryczałtowy mógł:
- uwierzytelnić się w KSeF,
- nadawać uprawnienia nabywcy,
musi posiadać numer NIP. Bez NIP dostęp do tych funkcjonalności nie będzie możliwy.
Sposoby wystawiania faktur VAT RR w KSeF
Faktury VAT RR oraz VAT RR KOREKTA będzie można wystawiać:
- za pomocą Aplikacji Podatnika KSeF,
- przy użyciu komercyjnych programów finansowo-księgowychzintegrowanych z API KSeF.
Uprawnienie do wystawiania faktur w systemie będzie przysługiwało nabywcy produktów rolnych lub usług rolniczych, o ile został on wskazany przez rolnika ryczałtowego.
Tryby wystawiania faktur i korekt
Faktury VAT RR
Będzie można wystawiać w trybie:
- ONLINE,
- OFFLINE (offline24).
Faktury VAT RR KOREKTA – możliwe tryby:
- ONLINE,
- OFFLINE (offline24)– wyłącznie wtedy, gdy faktura pierwotna posiada już numer KSeF.
W przypadku korekty obowiązkowe jest wskazanie numeru KSeF faktury pierwotnej, której dotyczy korekta.
Kiedy nie ma obowiązku wystawiania korekt w KSeF?
Nie będzie obowiązku wystawiania faktur korygujących w KSeF w sytuacji, gdy:
- rolnik cofnie uprawnienie nabywcy,
- rolnik zrezygnuje lub utraci status rolnika ryczałtowego,
- wystąpi awaria lub czasowa niedostępność systemu KSeF.
Przechowywanie faktur VAT RR – uproszczenie obowiązków
Faktury VAT RR wystawione w KSeF będą:
- przechowywane w systemie przez 10 lat, licząc od końca roku ich wystawienia.
Rolnik ryczałtowy nie będzie zobowiązany do samodzielnego przechowywania:
- oryginałów faktur VAT RR,
- kopii oświadczeń o statusie rolnika ryczałtowego.
To istotne ułatwienie w zakresie archiwizacji dokumentów.
KSeF dla rolnika ryczałtowego – podsumowanie
Wprowadzenie możliwości wystawiania faktur VAT RR w KSeF od 1 kwietnia 2026 r. to kolejny etap cyfryzacji rozliczeń podatkowych, który:
- daje rolnikom ryczałtowym realny wybór,
- porządkuje proces wystawiania faktur,
- upraszcza archiwizację dokumentów,
- zwiększa bezpieczeństwo i transparentność rozliczeń.
Choć rozwiązanie nie jest obowiązkowe, warto już teraz zapoznać się z jego zasadami i przygotować się organizacyjnie – szczególnie w relacjach pomiędzy rolnikiem a nabywcą.
Jeśli prowadzisz działalność, która współpracuje z rolnikami ryczałtowymi, to temat, którego nie warto odkładać na ostatnią chwilę.